Beispiel 1
Aufträge übernehmen
Das Backoffice überträgt Angaben aus E-Mails und PDFs in mehrere Systeme. Wir prüfen, welche Erfassung entfallen kann, und verbinden den Eingang mit deinem Auftragssystem.
Prozesse verbessern, Routinearbeit reduzieren.
Wir streichen unnötige Schritte und automatisieren geeignete Aufgaben. Vor dem Umbau vergleichen wir Aufwand und erwartete Entlastung. Danach messen wir, ob Bearbeitungszeit, Fehler oder Kosten tatsächlich sinken.
Erstgespräch buchenWo wir konkret ansetzen
Drei Beispiele zeigen, welche Schritte entfallen und wo Automatisierung hilft.
Beispiel 2
Freigaben beschleunigen
Rechnungen warten in Postfächern, Zuständigkeiten sind unklar. Gemeinsame Regeln und ein sichtbarer Status ersetzen Weiterleiten und Nachfragen.
Beispiel 3
Einarbeitung koordinieren
Personalverwaltung, IT und Teamleitung führen eigene Listen für neue Mitarbeitende. Wir bündeln Aufgaben und Zuständigkeiten und automatisieren Übergaben und Erinnerungen.
Ein kürzerer Weg zum fertigen Auftrag.
Ein beispielhafter Ablauf: Wir entfernen doppelte Erfassung, klären Zuständigkeiten und verbinden die verbleibenden Schritte.
Angaben werden kopiert, Rückfragen per E-Mail geklärt und Aufträge erneut erfasst.
So setzen wir die Verbesserung um
Wir beginnen mit einem konkreten Ablauf und prüfen nach dem Umbau, was sich verbessert hat.
Ablauf aufnehmen
Wir gehen mit deinem Team einen echten Vorgang durch und halten fest, wo Arbeit, Wartezeiten und Fehler entstehen.
ProzessaufnahmeUmbau festlegen
Wir vergleichen Kosten und erwarteten Nutzen. Nur Änderungen am Ablauf und Automatisierungen, die ihren Aufwand rechtfertigen, kommen in den Umbauplan.
Priorisierter UmbauplanIm Betrieb testen
Wir setzen die Änderungen um, verbinden bei Bedarf Tools und testen mit deinem Team, ob der Ablauf auch bei Sonderfällen funktioniert.
Erprobter AblaufWirkung messen
Wir vergleichen Bearbeitungszeit und Fehler vor und nach der Umstellung, bessern nach und klären, wer den Ablauf weiter betreut.
Vorher-Nachher-Vergleich
Fragen zur Zusammenarbeit
Das prüfen wir am konkreten Ablauf. Oft helfen klarere Zuständigkeiten, eine bessere Konfiguration oder eine Schnittstelle. Eigene Software kommt hinzu, wenn bestehende Werkzeuge den Bedarf nicht sinnvoll abdecken.
Zum Beispiel beim Einordnen freier Texte oder beim Lesen unterschiedlicher Dokumente. Für feste Regeln und Berechnungen verwenden wir nachvollziehbare Logik. Fehlerfälle und menschliche Freigaben planen wir mit ein.
Die Menschen, die den Prozess nutzen, wirken an Bestandsaufnahme und Tests mit. Vor der Einführung klären wir Zuständigkeiten und üben auch Sonderfälle.
Lass uns über deinen Betrieb sprechen.
Im Erstgespräch mit Jannis besprichst du, was aktuell aufwendig ist, was dir fehlt und wo eine Verbesserung sinnvoll sein könnte. Ein fertiges Konzept brauchst du dafür nicht.
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