Prozesse
Mehr schaffen mit dem Team, das du hast.
Aufträge abtippen, Rechnungen weiterleiten, nachfragen, wer zuständig ist: Vieles im Büro kostet Zeit, ohne etwas voranzubringen. Wir finden diese Umwege mit deinem Team und bauen sie ab, oft mit klaren Regeln, wo es sich lohnt mit Automatisierung. Und wo bisher jeder macht, wie er es für richtig hält, setzen wir den Ablauf gemeinsam neu auf.
Kennst du das?
Dieselben Daten werden mehrfach eingetippt.
Aufträge kommen per E-Mail oder PDF, landen in einer Excel-Liste und werden im nächsten System noch einmal erfasst. Jede Übertragung kostet Zeit und bringt Fehler.
Mit unsAngaben werden einmal erfasst und landen im richtigen System.
Vorgänge bleiben liegen, und keiner weiß, wo.
Rechnungen und Freigaben wandern durch Postfächer. Wer zuständig ist und wo es hängt, klärt sich erst beim Nachfragen.
Mit unsAlle sehen, wer zuständig ist und wo ein Vorgang wartet.
Das Wissen steckt in einzelnen Köpfen.
Wie ein Ablauf wirklich geht, weiß nur, wer ihn seit Jahren macht. Fällt die Person aus, stockt es, und neue Leute brauchen lange, bis sie mitkommen.
Mit unsDer Ablauf ist festgehalten und für andere nachvollziehbar.
Was wir dafür tun
Aufnehmen
Abläufe aufnehmen
Wir gehen jeden Schritt mit den Leuten durch, die ihn täglich machen, und halten fest, wo Zeit verloren geht.
Verbessern
Neuen Ablauf festlegen
Welche Schritte wegfallen, wer wofür zuständig ist und welche Regeln gelten, nachvollziehbar festgehalten.
Automatisieren
Wo es sich lohnt, übernehmen feste Regeln oder Verbindungen zwischen Programmen die Routine.
Software & WerkzeugeKIKI im Ablauf
KI liest Bestellungen und Belege aus und bereitet vor. Dein Team prüft und gibt frei, statt alles selbst abzutippen.
Verankern
Wissen sichern
Abläufe so festhalten, dass neue Leute schnell mitkommen und nichts an einer Person hängt.
Programme einführen
Neue Software auswählen und so einführen, dass dein Team sie auch nutzt.
Dranbleiben
Wir messen, ob der neue Ablauf wirkt, und schauen auf Wunsch in festen Abständen, ob er noch passt.
Typische Abläufe, die wir verbessern
- Aufträge annehmen
- Anfragen und Aufträge werden einmal erfasst und landen gleich im richtigen System.
- Rechnungen und Freigaben
- Belege wandern nicht mehr durch Postfächer, jeder sieht, wer dran ist.
- Kundenservice
- Anfragen und Reklamationen bleiben nicht liegen: klare Wege und schnelle Antworten.
- Bestellen und Einkaufen
- Bestellungen bei Lieferanten mit weniger Handarbeit, von der Anfrage bis zur Rechnung.
- Einarbeitung
- Neue Leute kommen mit festgehaltenen Abläufen schnell mit.
So gehen wir vor
Erstgesprächkostenlos
Vorab sprechen wir kostenlos darüber, wo es bei dir hakt und ob wir dir helfen können.
Herausfinden, wo es haktFestpreis
Wir gehen deine Abläufe Schritt für Schritt mit den Leuten durch, die sie täglich machen, und halten fest, wo Zeit verloren geht, etwa durch doppelte Arbeit, Warten, Nachfragen oder Nacharbeit.
Den neuen Ablauf festlegenim Festpreis
Wir legen mit dir fest, welche Schritte wegfallen, wer wofür zuständig ist und welche Regeln gelten, und halten den neuen Ablauf nachvollziehbar fest. Wo ein Werkzeug fehlt, bauen wir es: eine Verbindung zwischen zwei Programmen, eine Automatisierung mit oder ohne KI oder ein eigenes Tool.
Braucht es eine Automatisierung oder ein eigenes Tool, bekommst du dafür vorher ein eigenes Angebot.
Einführen und nachhaltenim Festpreis
Wir stellen den neuen Ablauf deinem Team vor und sind in den ersten Wochen ansprechbar. Danach messen wir gemeinsam, ob er wirkt: Geht es schneller, gibt es weniger Nachfragen? Wo es noch hakt, bessern wir nach.
Danach auf Wunsch eine monatliche Pauschale für die Betreuung, dazu gegebenenfalls Gebühren für genutzte Dienste, etwa einen KI-Dienst.
Gut zu wissen
Überschaubar, aber nicht null. Wir brauchen vor allem die Leute, die den Ablauf täglich machen: für die Gespräche am Anfang und in den ersten Wochen mit dem neuen Ablauf.
Meist nicht. Oft reichen klare Zuständigkeiten und Regeln oder eine bessere Einstellung deiner Programme. Wo ein Werkzeug fehlt, bauen wir es, zum Beispiel eine Verbindung zwischen zwei Programmen oder ein eigenes Tool.
Software & WerkzeugeSie nimmt ihnen die Arbeit ab, die niemand gern macht: abtippen, weiterleiten, nachfragen. So bleibt mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben.
Ja. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können, ab 2027 oder 2028 auch ausstellen. Wir prüfen, was deine Programme schon können, richten sie ein oder ergänzen sie und bauen den Ablauf vom Postfach bis zur Buchhaltung. Steuerliche Fragen klärst du weiterhin mit deinem Steuerbüro.
Vor allem die Vorarbeit. KI liest Bestellungen aus E-Mails und PDFs und bereitet den Auftrag vor, gleicht Rechnungen mit Bestellungen ab oder beantwortet Standardfragen neuer Kollegen aus deinen Unterlagen. Wir bauen sie so ein, dass sie nur vorbereitet: Deine Leute prüfen und geben frei, statt alles selbst abzutippen. Willst du keine KI, setzen wir sie nicht ein. Vieles lässt sich auch mit festen Regeln automatisieren.
Nein. Eine Prüfung vor dem Einsatz sieht die EU-KI-Verordnung nur für Anbieter besonders heikler Systeme vor, etwa für die Auswahl von Bewerbern, nicht für Betriebe, die KI nutzen. Sie verlangt aber, dass Unternehmen die KI-Kompetenz der Leute fördern, die damit arbeiten. Deshalb gehört eine Einweisung für dein Team bei uns dazu. Außerdem braucht es mit jedem KI-Dienst, der personenbezogene Daten verarbeitet, einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und hast du einen Betriebsrat, ist er bei KI-Tools meist zu beteiligen. Beides planen wir von Anfang an mit ein.
Nur die Personen, die du festlegst. Wo die Daten liegen, stimmen wir vor dem Start mit dir ab: auf deinen eigenen Servern oder in einer Cloud ausschließlich in der EU. Bevor wir mit echten Daten arbeiten, schließen wir einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, wie ihn die DSGVO vorschreibt.
Ja. Wir arbeiten remote, auf Deutsch oder Englisch. Abläufe, Kennzahlen, KI und Software funktionieren überall gleich. Rechtliche und steuerliche Fragen deines Landes klärst du weiterhin mit Fachleuten vor Ort.
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